Télétravail et formation à distance

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Logiciels de télétravail gratuits ou presque

Quel outil de télétravail choisir ? Passez-nous un coup de fil, nous vous conseillerons, demander Olivier : +33 1 84 18 01 71.

Nous sollicitons vos suggestions d’autres outils en pied de page, accepteriez-vous de nous conseiller en retour ?

Comment éviter beaucoup d’anomalies de fonctionnement

Pour un meilleur fonctionnement des applications en ligne :

    • éviter les navigateurs Microsoft (Internet Explorer et Edge ancienne version) lesquels sont souvent incompatibles avec les applications non Microsoft ci-dessous : ces logiciels Microsoft ne respectent pas les normes internationales des navigateurs
    • utiliser en priorité les dernières versions de Chrome, ou Edge : eux respectent les normes internationales des navigateurs, que respectent également les applications ci-dessous.

Learning Managment System (LMS)

moodleclass est un LMS fourni par le 1er éditeur au monde de solutions et de services de formation à distance, une référence si ce n’est « la » référence. Expérimentation gratuite, offres de production peu couteuses.

easyclass est un LMS simple mais efficace et gratuit. Permet de gérer des contenus pédagogiques, des quiz et des examens, des discussions entre apprenants d’une même classe. Point de vigilance : n’énonce pas qui est l’interlocuteur juridique côté easyclass, ni à qui appartiennent les contenus pédagogiques que vous y téléchargez. Prudence donc.

Sécurité informatique

Accès par le net rime avec risque.

La CNIL liste ici les conseils qu’elle préconise pour l’utilisation d’outils de visioconférence.

Ne pas négliger non plus que « quand un service est gratuit, je suis le produit » : le fournisseur du service peut être tenté de se rémunérer en vendant les données collectées.

Agendas en ligne

Réservation en ligne de rendez-vous : Calendly

Calendly dispose d’une version gratuite et de versions plus complètes payantes. Est très commode déjà dans sa version gratuite, laquelle permet en quelques clics de :

    • communiquer à mes correspondants un accès en ligne qui affiche mes disponibilités
    • permettre à mes correspondants de réserver en ligne un créneau parmi mes disponibilités
    • mon agenda en ligne se remplit progressivement des rendez-vous fixés par mes correspondants.

Ne dispose pas de toutes les fonctions de gestion de services de coaching ou de formation permises par okdac.

Réservation en ligne de rendez-vous : Timify

Timify permet de partager son agenda avec ses clients :

    • permet de déclarer en ligne ses disponibilités
    • les tiers ne voient pas réellement l’agenda du formateur, ils ne voient que les disponibilités qui restent sur l’agenda du formateur
    • permet aux interlocuteurs d’y réserver des créneaux.

Le logiciel en ligne okdac produit et commercialisé par ALFIA :

    • offre ces mêmes fonctions de base : Agenda
    • intègre aussi de nombreuses autres services dédiés aux organismes de formation et coaches
    • est notamment en conformité avec règlementation française de la formation.

Visioconférences

Réunion en visio jusqu’à 4 personnes : Whereby

Whereby est un service :

    • très simple
    • gratuit
    • permet des visioconférences ou réunions audio qui rassemblent entre 2 et 4 personnes (jusqu’à 12 personnes mais alors payant).

L’organisateur se crée un compte Whereby gratuit :

Sécurité Whereby

Il est indispensable que l’organisateur, ALFIA dans le cas du test ci-dessus, impose une fois pour toutes à ses visiteurs de lui demander individuellement de pouvoir l’entendre ou le voir. Ils devront répéter leur demande avant chaque rendez-vous Whereby.

Faute de cette précaution, toute personne qui détient le lien fourni par l’organisateur, l’entend et le voit dès que le poste informatique de l’organisateur est allumé, sans que l’organisateur en soit conscient.

Cette sécurité est acquise une fois que l’organisateur demande que les communications avec lui soient filtrées. Pour cela l’organisateur, après avoir créé son compte Whereby, clique une fois pour toutes sur le cadenas :

    • le cadenas est alors définitivement fermé comme ici (sauf changement de cette configuration décidée par l’organisateur)
    • tout interlocuteur de l’organisateur qui souhaite communiquer avec l’organisateur devra en obtenir l’autorisation de l’organisateur, il devra obtenir cette autorisation avant chacune de leurs communications.

filtrer les accès whereby

 

 

Configuration de Whereby

Si la fenêtre Whereby du formateur/coach n’est pas ouverte dans son navigateur quand son client tente de « frapper à sa porte », le client ne peut pas « frapper à la porte » du formateur/coach. Pour garantir au formateur/coach que sa fenêtre Whereby est ouverte, sans qu’on ne puisse ni le voir ni l’entendre du fait de cadenas fermé, prévoir l’ouverture automatique d’un onglet sur le compte Whereby du formateur/coach quand il lance son navigateur. ALFIA vous conseillera.

Si le formateur/coach et son client n’utilisent pas un casque Internet pendant les appels, un écho même faible se produira (le son de l’un lui sera ré-expédié par le micro de l’autre) et la qualité audio en sera dégradée. Il est conseillé aux deux parties d’utiliser un casque Internet : il évite que mon micro ne capte et ne réexpédie l’audio que je reçois.

Si le formateur/coach garde son casque Internet connecté entre deux appels Whereby, mais ne l’a pas sur la tête, il n’entendra pas son client « frapper à sa porte ». Autant déconnecter le casque Internet entre deux appels Whereby.

Visio4you : visio et audio sécurisés, une solution française

Visio4You est la première solution française de visioconférence entièrement cryptée pour les visioconférences, audioconférences, chats, webinaires…

L’organisateur transmet aux participants un lien unique, il leur suffit de cliquer dessus pour se retrouver.

Gratuit :

    • visioconférenceVidéo HD
    • voix HD
    • affichage de l’intervenant actif
    • plein écran et affichage galerie
    • partage d’écran simultané
    • conversations privées et en groupe
    • commandes de l’animateur
    • lever la main
    • chiffrement (SSL)

Réunion en visio jusqu’à 100 personnes (gratuit) : Zoom

Zoom est assez comparable à Whereby, à la différence près que la configuration de Zoom est plus complexe que la configuration de Whereby : elle permet de convoquer les interlocuteurs.

Vous qui nous lisez et qui utilisez régulièrement Zoom, accepteriez-vous de nous transmettre un guide que nous évaluerons et mettrons en ligne ici ?

Zoom payant : jusqu’à 500 participants par vidéo ou 10 000 participants non intervenants.

Tutorial for ZOOM – Participants – FKCCI Webinar Tutorial

Tester gratuitement Zoom

Article de Le Monde concernant Zoom

Diverses entreprises et états ont banni Zoom à compter du 7 avril pour cause de piratage. Article : Zoom des Echos


La visioconférence grâce à un logiciel libre : Jitsi Meet

Jitsi Meet : conférence audio HD ou vidéo suivant ce que vous préférez, anonyme et encrypté, partage d’écran, développé entièrement sur le régime de l’open source non commercial. Ne fonctionne que si l’ensemble des participants utilisent Chrome. Nécessite l’App Jitsi Meet pour une utilisation depuis un smartphone. Lancer immédiatement une communication vidéo ou audio entre PC ou Mac :

    • cliquer ici depuis Chrome pour entrer dans l’application
    • donner un nom à cette réunion dans la fenêtre : « Start a new meeting »
    • une fenêtre Chrome supplémentaire s’ouvre, copiez son url (c’est à dire son adresse) présente dans votre barre de navigation, expédiez cette url par mail à votre interlocuteur
    • votre interlocuteur n’a qu’à cliquer sur cette url, toujours depuis Chrome
    • votre échange visio ou audio est lancé.

Réunion en visio : Talky

Talky est simple d’utilisation, gratuit, permet les communication visio à plusieurs, le partage d’écran, la sécurisation d’accès.

Réunion en visio et partage de documents : Skype

Skype est l’outil le plus connu. Il ne nécessite plus que l’apprenant/client dispose d’un compte Skype. Pour organiser une réunion vidéo sans inscription ni téléchargement, cliquer ici. Il permet d’enregistrer l’appel, de flouter l’arrière-plan, de partager l’écran.

Il existe deux versions de Skype. Pour des raisons de sécurité informatique elles sont incompatibles donc vous ne pouvez pas communiquer avec quelqu’un qui utilise l’autre version de Skype :

    • Skype grand public : gratuit
    • Skype pour les entreprises : payant.

Si votre interlocuteur utilise Skype pour les entreprises :

    • il doit vous transmettre un lien qui vous autorisera à accéder à lui, alors-même que vous n’êtes pas rattaché à son entreprise et alors-même que vous ne disposez pas de licence Skype entreprise
    • il vous suffira de cliquer sur ce lien, valable uniquement dans un intervalle de temps donné, pour communiquer avec votre correspondant via son Skype entreprise : vous n’avez rien à télécharger sur votre propre poste.

Skype est disponible sur PC, sur Mac mais aussi sur les smartphones.

Réunion en visio et partage de documents : Hangouts

Hangouts est la solution gratuite de Google :

    • est commode quand tous les participants ont un compte Google
    • n’est pas commode quand l’un d’eux n’a pas de compte Google puisqu’il devra commencer par se créer un compte Google
    • est compété par une importante gamme de services web de travail à distance, gratuits jusqu’à un certain nombre d’utilisateurs : partage et archivage de documents, travail collaboratif sur ces documents.

Réunion en visio : Whatsapp

Whatsapp est avec Skype la solution la plus connue :

Réunion en visio : Houseparty

Houseparty : est utilisé par exemple par des professeurs de musique, pour des séances de cours qui réunissent 2 élèves et leur professeur.

Réunions audio et textuelles : Discord

Discord : des professeurs de l’éducation nationale et des établissements privés, dans toutes les disciplines, utilisent depuis le Coronavirus, cette application pourtant conçue pour des jeux et qui supporte sans difficulté l’augmentation de la charge du réseau causée par le Coronavirus.

Témoignage d’un prof de philo : « J’envoie des cours qui étaient déjà rédigés (tous ne l’étaient pas) et j’y ajoute des questions pour accompagner les lectures. Environ une séance sur trois est consacrée à une « audio- conférence » (sur Discord, un site de jeux vidéo! ce sont les élèves qui ont mis au point cela et je crois que de très nombreuses classes passent par ce logiciel gratuit).
Au cours de cette conférence, je réponds à des questions, apporte des précisions, on corrige ce qui a été fait par les élèves. »

Discord permet :

    • chat vocal
    • chat textuel
    • accès depuis PC et smartphone
    • plus simple d’utilisation que Skype notamment.

Le réseau de vidéo-conférences de l’Education Nationale lui n’a pas supporté cette augmentation de charge, rapidement il n’a plus été disponible.

Réunion en visio : FaceTime

Facetime est la solution Apple, commode mais uniquement quand tous les participants utilisent des équipements Apple.

Fil de conversation : alternative aux mails

Slack évite de devoir suivre des mails et les prioriser. La solution proposée ici : des fils de conversation.

Gestion de documents

Evernote permet de gérer et partager en ligne des documents, d’associer un commentaire à un document quel que soit son format : texte, vocal, image, vidéo

Confluence centralise la collaboration sur différents projets et entre équipes ;

    • modification en temps réel : apportez des modifications ensemble et en temps réel, puis publiez des mises à jour qui mettent en évidence les changements, en suivant l’historique des versions
    • commentaires : faites de vos tâches un travail d’équipe grâce aux commentaires en contexte et sur les pages, aux mentions « J’aime » et aux éléments visuels comme les images, les GIF et les emojis
    • notifications : alertez les membres de votre équipe lorsque vous les taguez ou lorsque vous leur assignez une tâche pour que tout le monde reste informé de l’avancement
    • gratuit jusqu’à 10 utilisateurs.

Gestion de projets

Scrumblr : pour commencer à planifier mes tâches si je n’ai jamais rien utilisé d’autre. Permet d’organiser ses idées de façon collaborative, sous la forme de notes

Trello : organise les tâches, fractionne un projet en tâches, affecte des tâches à des groupes, les priorise, les partage.

Leni : virtualisation d’évènements et meetings.

Toggl : mesure le temps passé sur chaque tâche, souvent bénéfique aux travailleurs isolés

Monday : idéal pour lister les tâches d’un prestataire individuel, mais aussi de toute une équipe agissant sur un même projet, leur permet d’offrir à leurs clients une interface dans laquelle ils listes les tâches qu’ils attendent du prestataire et en suivent l’avancement :

    • évite les multiples Emails
    • centralise l’information tout en la partageant.
    • n’est pas gratuit, minimum de 39 € / mois à l’issue d’une courte période gratuite.

Solutions de streaming

A la différence de la visioconférence :

    • le streaming ne permet pas l’interaction avec le public. Le streaming est à la conférence magistrale de que la visioconférence est au travaux dirigés
    • permet un auditoire beaucoup plus vaste que la vidéoconférence, l’auditoire du streaming peut atteindre des millions de spectateurs simultanés.

Easybroadcast : une solution française

Easybroadcast est utilisé par les entreprises pour diffuser massivement une nouvelle offre, mais aussi par les formations à très large auditoire. Pendant la période coronavirus, Easybroadcast offre ses services gracieusement au secteur de l’éducation.

Youtube : offre de streaming en direct de Youtube. Pour que vous puissiez diffuser en streaming sur mobile, votre chaîne doit compter au moins 1 000 abonnés.

Solution de helpdesk par visios asynchrones individuelles

Loom permet de renseigner en asynchrone, par un petit film enregistré individuellement pour répondre à une demande ponctuelle, à postériori c’est à dire pas au moment même où on reçoit la question ce qu’on ferait si on répondait par téléphone.

Gain de temps :

    • est un peu plus rapide que saisir une réponse par mail
    • est infiniment plus rapide qu’une conversation téléphonique lesquelles peuvent s’éterniser
    • est précis car le film présente bien souvent la déroulé des actions à réaliser à l’écran, si on renseigne sur l’utilisation d’un logiciel.

Mieux voir à l’écran à distance : ZoomIt

ZoomIt : logiciel Microsoft Windows qui permet de zoomer et d’annoter un écran Windows. Quand vous l’utilisez pendant un partage d’écran, vos interlocuteurs distants voient enfin ce que vous souhaitez partager avec eux.

Tutorial ZoomIt

Conférences téléphoniques

Bien mener une conférence téléphonique, même concernant le cas usuel d’une conversation téléphonique à deux interlocuteurs, peut bénéficier utilement d’une optimisation prodiguée par ces formateurs ou coaches.

Réunions téléphoniques collectives : OVH

OVH : rien n’est plus simple est moins coûteux qu’organiser une réunion téléphonique pour un auditoire allant jusqu’à 50 personnes.

Fonctionnalités :

    • à l’heure dite, les participants et le conférencier appellent un même numéro de téléphone fixe non surtaxé
    • chacun entend le conférencier, tout le monde peut parler et être entendu des autres (on peut l’interdire), pas de visio
    • la conférence est accessible à 50 personnes simultanément
    • le conférencier peut décider de communiquer à chaque membre un code nécessaire pour entrer dans la conférence téléphonique, si elle revêt un certain caractère de confidentialité
    • coûte 1 € par mois par conférencier : numéro pérenne donc facile à communiquer.

Réunions téléphoniques collectives : Buzzee

Buzzee permet des réunions téléphoniques :

    • qui rassemblent un nombre « illimité » de participants
    • à un tarif compétitif.

Logiciels professionnels de télétravail

Office 365 : la solution télétravail de Microsoft

Office 365 est adaptée eux entreprises et légitimement coûteux.

Dégooglisons Internet : outils libres / travailler collaborativement

Framasoft : culture du logiciel libre, quantité d’outils.

Les utilisateurs sont invités à financer librement ces développements informatiques produits par l’association Framasoft.

Framapad

Partager d’un document, le modifier en temps réel à plusieurs à distance. L’apport de chaque contributeur au pad est identifié par une couleur :

Exemple de Framapad

Vidéo : 1 minute

Pour partager un pad à votre initiative :

Exemple : toute personne qui clique sur ce bouton peut visualiser et peut modifier ce pad de démo, sans se créer de compte Framapad.

Pour partager un document de façon confidentielle, vous devrez associer des droits (un mot de passe) à un pad dont vous communiquerez l’url à votre correspondant.

Vous pouvez aussi communiquer à votre correspondant l’url du folder qui regroupe l’ensemble des documents que ainsi vous partagez avec ce correspondant :

    • créer un folder, vous créerez par exemple un folder pour chaque personne que vous coachez laquelle pourra accéder à l’ensemble des pads créés dans son folder
    • des droits d’accès peuvent être associés à un folder
    • par défaut les droits d’accès à  un folder sont également attribués à l’ensemble des pads de ce folder.

Trois degrés de visibilité sont possibles pour un folder et/ou pour ses pads :

    • restricted: accès limité à une liste que vous définissez de détenteurs d’un compte Framapad
    • private: accès limité par un mot de passe
    • public: toute personne qui détient l’url du folder ou du pad, peut y accéder sans mot de passe.

Actions des tiers possibles sur un pad:

    • readonly: les personnes qui accèdent à ce pad ne peuvent le modifier, vous pouvez modifier les pads que vous avez créés
    • un pad qui n’est pas en mode readonly est modifiable par toute personne qui peut y accéder.

Traducteur d’écrits

Deepl traduit les textes. Les faire relire tout de même par un natif de la langue cible.

Accompagnement instrumental à distance

Nomadplay : un karaoké instrumental. Je joue d’un instrument de musique et suis accompagné en ligne par les autres instruments d’un orchestre réputé, pour un ensemble de pièces musicales proposé par ce service en ligne.

FFFOD : forum des acteurs de la formation digitale

Guide des formations multimodales

Formations au télétravail

Numischool : pour dire stop aux casse-tête de la vie numérique

Formation Géréso

Formatrice à la pédagogie et à la formation à distance : Ingrid Sem-Le Tessier

Optimiser vos entretiens téléphoniques : suggestions des coaches TeamDecide

Conseils prodigués par l’Union des Français de l’Etranger concernant le télétravail

Tutos – Enseigner à distance HEG/HEP Valais

Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail : kit pour associer télétravail et Qualité de Vie au Travail

Ouvrages sur le télétravail

Le télétravail en pratique – Mathieu Billette de Villemeur – Géréso

Support informatique à distance

Super Geek propose toute une gamme de services de support informatique. Super Geek est recommandé par la Fédération des Très Petites Entreprises.

Transferts bancaires internationaux

TransferMate minimise les coûts de commission bancaire si vous avez des clients ou fournisseurs à l’étranger, en réalisant eux-même une compensation entre leurs propres organismes financiers, 160 de part le monde. Sans une solution de transfert économique, le télétravail transfrontalier (hors zone Euro) depuis la zone euro peut être couteux du simple fait des coûts des paiements.

Accident de télétravail : comment réagir ?

Le média Actionco.fr répond par un article de Charlotte Moronval de la revue Lexbase.

Ordonnance portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle

Agilité étatique concernant la règlementation de la formation : 2 avril 2020

Télétravail : conseils rapides

ALFIA vous conseillera volontiers concernant les solutions de télétravail, leur application à la formation :

    • gracieusement : esquisse des solutions adaptées à votre contexte
    • à distance
    • même si vous êtes vous-même organisme de formation linguistique car il y assez de travail pour tous les organismes de formations
    • nous sommes joignables presque sans interruption au 01 84 18 01 70.

Nous espérons vos suggestions

Ci-dessous :

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